إدارة الوثائق

تعتبر الوثائق وما تحويه من بيانات أحد أهم الموارد التي تمتلكها االشركات ، وهى لا تقل أهمية عن باقي الموارد سواء كانت بشرية أو مالية أو اقتصادية. انطلاقا من ذلك جاءتQMSrs  لتقدّم وسيلة فعّالة لإدارة ومراقبة كافة الوثائق في شركتك من اجل توفير المعلومات المناسبة لدعم اتخاذ القرار وتوفير المعلومات الصحيحة للموظفين المعنيين بسرعة وفي أي زمان ومن أي مكان بلإضافة الى مكانية مشاركة المعلومات على مستوى الشركة ولكن حسب الصلاحيات. تقدّم ادواتQMSrs  في ادارة الوثائق تبسيطاً شديداً لعملية التخطيط ومتابعة اجراءات ادارة الوثائق وتحليل النتائج وادراجها بيانياَ.

المكاسب التي تقدمها  QMSrsلعملائها: 

• تقوم بإدارة ومراقبة كافة حاجات شركتك في ادارة الوثائق لبلوغ المعايير المتعارف عليها مثل نظام إدارة الجودة ( ISO 9000) والصحة والسلامة وإدارة البيئة (SO 14000) والكثير غيرها.
• لا يوجد خطرمن ناحية ارتكاب أخطاء باستخدام إصدارات(نسخ)  أخرى غير الإصدار(النسخة) الأحدث من الوثيقة.
• سهولة التحويل من نظام الشركة الحالي الى النظام الجديد في ادارة الوثائق بما يتلائم مع ميزانيتك.
• من أكثر الأنظمة فعالية من ناحية الوقت والتكلفة لتحديث واعتماد وتوزيع الوثائق.
• لاتوجد مصاريف للقرطاسية لإدارة الجودة وتخزين الوثائق .
• بوسع ادوات QMSrs أن تقوم بإدارة أي وثيقة في أي مكان وأي وقت.
•  توفرمعجم جاهز لجميع المفردات المختصرة والخاصة بوثائق الشركة.  

المميزات

التدرج والبساطة

• سعة تخزين غير محدودة.
• دخول سريع من أي مكان وفي أي وقت.
• مناسبة لاي نوع من انواع الشركات بدءاً بالأفراد ووصولاً إلى الشركات ذات العمليات التي تتم على نطاق متعدد المواقع ومتعدد الأقاليم وعلى اختلاف الجنسيات.
• يتم استخدام التطبيق نفسه الذي تم استخدامه لإنشاء وتعديل الوثيقة.
• لاتوجد حاجة إلى مهارات معينة لعملية تحويل الوثائق للنظام الجديد أو لصيانتها.

سلامة الوثائق والوصول إليها

• نظام أمني للتحكم بالملفات والاطّلاع عليها وتعديلها واعتمادها.
• بوسعك التحكم بنوعية الوثائق التي يحق لكل فرد أو موظّف الدخول إليها وكذلك صلاحية الدخول الممنوحة لكل منهم.
• بإمكان المستخدمين فقط أن يطّلعوا على الوثائق التي تم منحهم صلاحية الدخول إليها.
• إذن دخول سريع للوثائق لكل المستخدمين الذين تم تحدديهم، الداخليين منهم والخارجيين.
• تحكّم مركزي أو إقليمي بالوثائق وذلك يعتمد على الشركة.
• حفظ عن بعد على خوادم الاستضافة مع مراقبة صلاحية دخول المستخدم.

تعديل الوثائق

• لا يمكن إنشاء وثيقه جديدة بدون وجود تصريح كامل بالانشاء.
• إجراء تعديلات إلكترونية على الوثائق عبر الإنترنت مع سيطرة كاملة باستخدام عملية الموافقة إلالكترونية.
• عملية إنشاء ومعاينة واعتماد ونشر الوثائق بصورة إلكترونية بالكامل.
• لا يوجد مجال لإستبدال مستندات مكان مستندات أخرى بفضل ميزة تدقيق إدخال وإخراج الوثائق.

مراجعة الوثائق

• متابعة إلكترونية من اجل مراجعة الوثائق حتّى يتم الانتهاء منها.
• مراجعة الوثائق عبر الإنترنت من قبل أصحاب القرار والمخوّلين بالمراجعه.

حفظ الوثائق والأرشيف

• سجلّ أرشيفي شامل وكامل لكل وثيقة مع إمكانية الاسترداد السريع لتلك الوثائق .
• ارشفه إلكترونية وتلقائية للوثائق التي يتم تحديدها.
• توفر نسخ أرشيفية من الوثائق للمستخدمين المصرّح لهم.

التغيّرات

• إدارة وقبول التغيّرات المؤقتة للوثائق عبر الإنترنت وفق تحكّم إلكتروني.

 الإبلاغ بالتغييرات

• إخطار(تبليغ) إلكتروني فوري بالتغييرات الحاصله في عملية التوثيق.

التدريب على إجراء التغيرات

• متابعة التدريب على إجراء التغيرات في الوثائق.